POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1.  Generalidades: El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de Comunicaciones del Caribe SAS, actuando como empresa de capital privado, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la empresa garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los usuarios el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  2.  Responsable: Comunicaciones del Caribe SAS, es una sociedad anónima simplificada identificada en el registro único tributario con el número 823.004.536-1, con la calidad de empresa de carácter privado con ánimo de lucro, con domicilio principal en Sincelejo (Sucre), constituida de acuerdo con las leyes colombianas, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Calle 25 N° 25 B-126 Torre 2 – Sincelejo (Sucre)
Teléfono: +57(5)2765591
Correo electrónico: digital@comunicaribe.com

  1.  Definiciones:
  2.  Contenido de las bases de datos: En las bases de datos de la EMPRESA se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la EMPRESA puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su usuario, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
  3.  Tratamiento: La información que consta en las bases de datos de la empresa es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, la empresa podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.
  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Usuario para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
  5. Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  6. Usuario: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  8. Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  9. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Usuario;
  10. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Usuario. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  11. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  12. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Usuario a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  13. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Usuario y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Usuarios o terceros autorizados conforme a la ley;
  14. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  15. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

La empresa velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

  1.  Finalidad: La información recolectada por la empresa tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como empresa, así como de los mandatos de la asamblea de accionistas y la junta directiva. Además, la empresa guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, accionistas y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. La información sobre actividades propias de su objeto, particularmente las relacionadas con el desarrollo, planeación e implementación de programas, proyectos, planes, políticas, contratos o convenios necesarios para cumplir su objeto.
  2.  Derechos de los usuarios: De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los usuarios podrán:
  3.  Obligaciones de la EMPRESA La EMPRESA deberá:
  4.  Persona o área responsable: Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  3. Ser informado por la empresa o el encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la empresa o el encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. Garantizar al Usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Usuario.
  3. Informar debidamente al Usuario sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  8. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Usuario.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Usuario, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Usuario sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Usuarios.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Empresa: Comunicaciones Del Caribe SAS
Dependencia: Canal Digital
Dirección: Calle 25 N° 25 B-126 Torre 2 – Sincelejo (Sucre)
Correo electrónico:digital@comunicaribe.com

  1.  Procedimientos de presentación y respuesta a consultas: Los usuarios de datos personales que consten en las bases de datos de la empresa, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1.  Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas quejas y reclamos: Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
  1. identificación del Usuario
  2. descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  3. dirección del usuario
  4. documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1.  Vigencia de la base de datos: La Política de Tratamiento de Datos Personales de la empresa está vigentes a partir del día primero (1) de enero de 2018. La empresa se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por la empresa se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su usuario, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la empresa o una obligación contenida en un contrato entre la empresa y el usuario o titular.

 

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Con la aceptación de los términos y condiciones de uso del sitio web, el usuario declara haber leído y comprendido la totalidad del contenido, así como la autorización a Comunicaciones del Caribe SAS con NIT. 823.004.536-1 para la recolección, almacenamiento, uso, tratamiento de datos personales que ha entregado o entregare en el desarrollo de actividades comerciales u otras.

Dicha información podrá ser utilizada para:

  1. identificación del UsuarioDesarrollo de la relación comercial,
  2. Actividades de mercadeo para productos y servicios mediante medios digitales, físicos, redes sociales, mensajería instantánea u otros canales,
  3. Análisis de preferencias y tendencias de mercado,
  4. Actividades de mercadeo,
  5. Fidelización de clientes y
  6. Entrega de información a fabricantes, importadores y/o distribuidores.

El usuario o cliente declara que los datos suministrados son reales y en caso de diligenciar información a nombre de un tercero, cuenta con su autorización previa para el suministro de dicha información.

Los datos suministrados serán gestionados de acuerdo con la Política de tratamiento de datos personales, que fue consignada y descrita anteriormente en este sitio web o que podrá ser solicitada por los medios de contacto oficiales de la empresa. Dichos datos podrán ser almacenados dentro o fuera de Colombia a discreción de la empresa.

El tratamiento de datos personales estará ajustado a la legislación colombiana aplicable en la materia. En relación con los datos personales el usuario podrá conocer, actualizar, rectificar, modificar, revocar la autorización y demás según los términos de ley 1581 de 2012 y de más normas reglamentarias.