POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. OBJETO
En el presente documento se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo modifiquen y/o complementen. Estas disposiciones describen los mecanismos por medio de los cuales se debe garantizar la protección y el manejo adecuado de los datos personales tratados por COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S, los cuales se encuentran en sus bases de datos, con el fin de garantizarle a los titulares de los mismos un adecuado ejercicio de su derecho al Hábeas Data.
  1. ALCANCE
Está política aplica para toda la información personal registrada en las Bases de Datos y/o Archivos de COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S. quien actúa como responsable del tratamiento de datos personales. La Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a los clientes, proveedores, contratistas, reportantes de posibles actos de corrupción, empleados, Altos Directivos y demás titulares de los datos personales registrados en la entidad. Todos los empleados, contratistas y terceros que tengan relación con COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S y que por sus funciones ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con lo dispuesto en la presente Política.
  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S es responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y/o archivos físicos o digitales. NIT: 823004536-1 Dirección: Cl 25 N° 25 B-126 Torre 2 Sincelejo – Sucre Teléfono: (5) 2765591 Correo electrónico: contabilidad@comunicaribe.com
  1. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente Política de Tratamiento de datos personales y conforme se establece en la normativa que regula la materia, se establecen las siguientes definiciones:
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S., incluye el formato de autorización de tratamiento de datos personales como requisito al momento de establecer una relación comercial o contractual, con el fin de que los terceros autoricen realizar la recolección, actualización, corrección, uso, organización, almacenamiento, circulación y supresión de la información contenida en sus bases de datos, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las normas que lo modifiquen y/o complementen y demás disposiciones legales vigentes, en cumplimiento de las finalidades de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo, en el formulario de conocimiento de terceros incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la relación comercial o contractual. La información referenciada, podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, altos directivos, contratistas, empleados, única y exclusivamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. También podrá ser transmitida o transferida a los titulares, sus causahabientes y representantes legales. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad y privacidad de la información autorizada para tratar. A su vez, en cumplimiento de deberes legales, COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S. podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas, en el ejercicio de sus funciones.
  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S realiza el tratamiento de datos personales de la información que reposa en sus bases de datos con las siguientes finalidades:
  • Dar cumplimiento a las disposiciones y funciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, las normas que lo modifiquen y/o complementen y demás disposiciones legales vigentes.
  • Desarrollar adecuadamente su objeto social y cumplir con los deberes que la ley le impone, principalmente en materia contable, fiscal, administrativa, operativa, societaria, formativa, laboral, contractual, comercial y de mercadeo.
  • Ejecutar la relación contractual o comercial existente con los clientes y proveedores.
  • Desarrollar las relaciones laborales que existan con sus empleados.
  • Almacenar la información de los clientes, proveedores, socios, contratistas y empleados, actuales o pasados, con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
  • Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  • Dar respuestas a consultas, reclamos, solicitud de actualización, rectificación o supresión de datos, y revocatorias de la autorización, a los titulares de la información.
  • Enviar la información a entidades gubernamentales, administrativas o judiciales por solicitud expresa de las mismas, en el ejercicio de sus funciones.
  • Reportar y consultar información en las listas vinculantes y de cautela y en las centrales de información, con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los Datos y la empresa.
  • Soportar y realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de los eventos y/o capacitaciones realizadas por COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S en cumplimiento de sus objetivos y funciones.
  1. AUTORIZACIÓN
COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S. solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente, socio, empleado o contratista del cual realice el tratamiento de datos personales, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida para cada caso, y en cumplimiento de las normas que regulan la materia, buscando la protección y la garantía del derecho constitucional al Habeas Data.
  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la Ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. Los datos de naturaleza sensible son los relacionados con:

  1. Origen racial o étnico.

  2. Orientación política.

  3. Convicciones religiosas / filosóficas.

  4. Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o partidos políticos.

  5. Vida sexual.

  6. Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES
Conforme se expone en el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de datos personales, tiene derecho a:
  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley en mención y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. DEBERES DE COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Conforme al artículo 18 de la Ley Ley 1581 de 2012, los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
El área Jurídica es la dependencia que ha sido designada por COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S. como la responsable de recibir las solicitudes de consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos personales.
  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.
    1. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE
Para facilitar el ejercicio de los derechos que la Ley 1581 de 2012 reconoce a los titulares, causahabientes, representante y/o apoderado, a favor de otro y a las personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes, COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S pone a disposición los mecanismos para que se puedan ejercer los derechos sobre los datos personales a los cuales realiza tratamiento. En consideración a lo anterior toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, deberá enviarse a: Entidad: COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S Dependencia: Área Jurídica Dirección: Cl 25 N° 25 B-126 Torre 2. Teléfono: (5) 2765591 Correo electrónico: juridica@comunicaribe.com
    1. CONSULTAS, RECTIFICACIÓN, CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN O SUPRESIÓN
Toda solicitud de consulta, rectificación, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
    1. RECLAMOS
Cuando se trata de reclamos estos deben ser formulados por escrito físico o por correo electrónico, los cuales deberán contener como mínimo lo siguiente: identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección del titular y documentos que sirva de pruebas. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACION
COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S adoptará todas las medidas humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.
  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y DE LA BASE DE DATOS.
La Política de Tratamiento de Datos Personales de COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S. ha sido actualizada y aprobada y estará vigente a partir del día 23 del mes de septiembre del año 2021. Las bases de datos administradas y tratadas por COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S se mantendrán indefinidamente, mientras sean necesarias para desarrollar su objeto social, y para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal. Los datos podrán ser eliminados cuando ya no se consideren pertinentes para cumplir con la finalidad y el propósito vigente al momento de su recolección; también serán eliminados a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S. o una obligación contenida en un contrato entre COMUNICACIONES DEL CARIBE S.A.S. y el titular.